Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 15/2018

 

Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Łasku

 

z dnia  3 kwietnia 2018 r.

 

 

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt dla Powiatowego Urzędu Pracy w Łasku

 

Na podstawie: art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( tekst jedn. Dz. U. z 2018 r., poz. 217)., Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 i Dz. U z 2011
Nr 27, poz.140) oraz § 19 pkt. 5 Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Łasku uchwalonego Uchwałą Nr 517/14 Zarządu Powiatu Łaskiego z dnia 12 listopada 2014 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Łasku) zarządzam, co następuje:

 

§ 1  Wprowadzam w Powiatowym Urzędzie Pracy w Łasku Instrukcję kancelaryjną Powiatowego Urzędu Pracy w Łasku, w brzmieniu załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2 Wprowadzam w Powiatowym Urzędzie Pracy w Łasku Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Powiatowego Urzędu Pracy w Łasku zwany dalej wykazem akt, w brzmieniu załącznika Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 3 Wprowadzam w Powiatowym Urzędzie Pracy w Łasku Instrukcję
o organizacji i zakresie działania składnicy akt Powiatowego Urzędu Pracy
w Łasku, w brzmieniu załącznika Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 4 Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w Powiatowym Urzędzie Pracy w Łasku przed dniem wejścia w życie instrukcji, o której mowa w § 1, postępuje się w ten sposób, że sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy.

 

§ 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Załącznik nr 1

                                                                                                                                do Zarządzenia Nr 15/2018

                                                                                                Dyrektora Powiatowego Urzędu

                                                                                                Pracy w Łasku z dnia 3 kwietnia 2018 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Powiatowego Urzędu Pracy w Łasku

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spis treści

Rozdział I                  Postanowienia ogólne……………………………………………     3

Rozdział II                 Przyjmowanie i obieg korespondencji…………………………..      5

Rozdział III               Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym…………...      6

Rozdział IV               Czynności kancelaryjne sekretariatu…………………………….      6

Rozdział V                 Przeglądanie i przydzielanie korespondencji……………………      7

Rozdział VI               Wewnętrzny obieg akt……………………………………...........     7

Rozdział VII              System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw……………    7

Rozdział VIII                        Załatwianie spraw………………………………………………...  11

Rozdział IX               Wysyłanie i doręczanie pism………………………………….….  13

Rozdział X                 Przechowywanie akt…………………………………………..….. 13

Rozdział XI               Przekazywanie akt do składnicy akt………………………………            13

Rozdział XII              Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych…….  14

Rozdział XIII                        Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych………….. 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załączniki:

Nr 1     Dziennik korespondencyjny

Nr 2     Pieczęć wpływu do sekretariatu

Nr 3     Formularz spisu spraw

Nr 4     Wzór pisma

 

 

 

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

 

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Łasku.

2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów.

§ 2.  Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1. PUP – Powiatowy Urząd Pracy w Łasku,
2. dyrektor – dyrektor PUP w Łasku,
3. komórka organizacyjna –  dział lub samodzielne stanowisko pracy
4. referent – pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,
5. sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna sekretariatu,
6. sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, oraz przyjęcia do wiadomości,
7. akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, rysunki, itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
8. poprzedniki – akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,
9. korespondencja – każde pismo wpływające do PUP lub wysłane,

10)    aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

11)    przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane przez PUP, a także  przesyłane drogą elektroniczną,

12)    załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

13)    dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),

14)    pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp.,

15)    paragrafy bez bliższego określenia – paragrafy niniejszej instrukcji,

16)    spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w PUP,

17)    rejestr kancelaryjny – zestawienie prowadzone w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny wpływającej do placówki korespondencji,

18)    ESP – elektroniczną skrzynkę podawczą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia
17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ( DZ.U. 2013, poz.235, z późn. zm.), zwana dalej „ ustawą o informatyzacji”,

19)    znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy jednolitego rzeczowego wykazu akt,

20)    znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy spraw,

21)    punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy
w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych  z jej załatwieniem,

22)    nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,

23)    nośnik informatyczny – nośnik danych, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

24)    UPO – urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów o informatyzacji

25)    teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

26)    czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

27)    jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

28)    archiwum państwowe – właściwe terytorialnie archiwum państwowe, w tym przypadku Archiwum Państwowe w Łodzi. 

§ 3. 1. Podstawowymi czynnościami kancelaryjnymi jest:

a) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

b) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

c) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

d) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

e) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,

f) udzielanie informacji interesantom, a w razie konieczności kierowanie ich do właściwych osób.

2.  Czynności kancelaryjne w placówce wykonują:

1. sekretariat,
2. referent odpowiedzialny za merytoryczne załatwienie danej sprawy.

 

 

ROZDZIAŁ II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

 

§ 4. 1. Korespondencję przyjmuje sekretariat i rejestruje ją w dzienniku korespondencyjnym.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe,  sekretariat zobligowany jest do dokonania sprawdzenia prawidłowości zaadresowania oraz stanu opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3. Sekretariat otwiera wszelkie przesyłki, z wyjątkiem:

a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

b) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za

pokwitowaniem.

4. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach nie oznaczonych, jako wartościowe np. pieniędzy, itp., po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przekazuje dyrektorowi, który zarządza dalsze postępowanie z depozytem.

5. Po otwarciu koperty sprawdza się:

   a)  czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

   b)  czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:   

a) wartościowych, poleconych, za dowodem doręczenia,

b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

c)  w których brak jest nadawcy lub daty pisma,

d)  mylnie skierowanych,

e)  załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

f)   w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

8.  Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo.

9. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do dostawcy usługi pocztowej.

10. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się na pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwarcia – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i znak sprawy (wzór – załącznik nr 2).

11. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-10, sekretariat  wpływającą korespondencję przekazuje dyrektorowi bądź upoważnionej przez niego osobie.

12. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.

 

 

ROZDZIAŁ III

Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym

 

§ 5. 1. Sekretariat przekazuje dyrektorowi całą korespondencję:

2. Sekretariat przekazuje pracownikom korespondencję wg dekretacji którzy kwitują jej odbiór w dzienniku korespondencji oraz korespondencję imiennie do nich adresowaną,

 

ROZDZIAŁ IV

Czynności kancelaryjne sekretariatu

 

§ 6.1.Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję wpływającą zarówno w formie papierowej jak również w formie elektronicznej (maile) i rejestruje ją w dzienniku korespondencji lub rejestrze kancelaryjnym oraz przekazuje dyrektorowi.

Znak z dziennika korespondencyjnego nie ma wpływu na znak sprawy.

2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 1.

 

 

 

 

ROZDZIAŁ V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

 

§ 7. 1. Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona przeglądająca korespondencję:

1. podejmuje decyzję, którą korespondencję załatwia sam,
2. przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia osobom merytorycznym.

 

ROZDZIAŁ VI

Wewnętrzny obieg akt

 

§ 8. 1. Obieg akt między pracownikami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu.

2. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

 

 

ROZDZIAŁ VII

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw

 

§ 9.  W Powiatowym Urzędzie Pracy w Łasku stosuje się oznakowanie dokumentów symbolem PUP  lub poszczególnych komórek organizacyjnych - działów.

 

§ 10. 1. W Powiatowym Urzędzie Pracy obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym  wykazie akt.

2. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających
w toku działalności PUP oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia
i przechowywania akt.

3. Jednolity rzeczowy wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań placówki dzieli się na główne grupy (klasy) oznaczone symbolem od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 00 do 99. Obejmują one hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego i czwartego rzędu w zależności od potrzeb.

4. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.

5. Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła.

6. W uzasadnionych przypadkach kierownik placówki może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli, z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej,
w drodze uzgodnienia z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.

7. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

8. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.

9. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która  po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 9, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe.

10. Dokumentacja zaliczana do kategorii „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 9.

11. PUP nie wytwarza materiałów archiwalnych, całość akt to dokumentacja niearchiwalna.

§ 11.   Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł

           klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na   
           podstawie  zarządzenia dyrektora w porozumieniu z archiwum państwowym.

§ 12. 1. Dokumentacja nadsyłana i składana w PUP oraz w niej powstająca dzieli się ze względu  
               na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

a) tworzącą akta spraw,

b) nietworzącą akta spraw.

2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do  
    sprawy i otrzymała znak sprawy.

3. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została 
     przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt (np. zaproszenia,  
     podziękowania, rachunki, faktury, rejestry).

4.  Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt  
     zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do   
     przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) 
     dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty  
     wszczęcia i zakończenia sprawy.

5. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. 
     Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres  
     dłuższy niż jeden rok. W  takim przypadku zakłada się spis spraw na każdy rok  
     kalendarzowy.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada  
    się podteczki, które otrzymują znak akt teczki macierzystej, założonej według jednolitego  
    rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej np.
    OA.261.1.2018

7. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie
     spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy
     będzie znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu
     spraw podteczki, oraz cztery cyfry  roku.

8.  Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy w którym 
     grupuje się akta spraw o rożnych numerach, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw
     teczki aktowej. W teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi 
     się dodatkowych spisów spraw.

9. W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się tzw. teczki zbiorcze, do 
     których odkłada się dokumentację zarejestrowaną w kilku różnych spisach spraw (np. akta
     osobowe).

10. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy. W takim przypadku  
      znakiem akt jest znak sprawy.

11. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku,

nie w poszczególnych teczkach aktowych, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej „Spisy spraw do teczek o symbolach ....... w roku .....”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek aktowych.

§ 13. 1. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw, którego dokonuje pracownik (wzór – załącznik nr 3). Sprawę (nie pismo) rejestruje się jeden raz na podstawie pierwszego pisma lub pierwszej korespondencji w danej sprawie otrzymanej z zewnątrz lub sporządzonej wewnątrz PUP. Dalszych pism lub korespondencji w danej sprawie nie
 wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.
Znak sprawy wpisuje się z lewej strony.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy.

Składa się z następujących części:

• symbolu literowego Działu lub Urzędu
• symbolu liczbowego hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt  
• kolejnej liczby, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw  
• czterech cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu

3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2
    i oddziela się kropkami w następujący sposób: CAZ.070.1.2018

4. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 5,  
    w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych  
    spisów spraw.

5. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: „przeniesiono do teczki hasło......”.

§ 14. Nie podlegają rejestracji:

a) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do  akt właściwej sprawy,

c) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

§ 15. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw,
          zakłada się rejestry kancelaryjne prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na 
          specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw  
     podejmuje dyrektor.

4. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do

    przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.

5. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie 
    lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat, zapisy poszczególnych lat 
    należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej niezapisanej strony, którą należy 
    przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.

6. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy 
    wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw 
    występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.

§ 16. Sekretariat może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako 
          rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do i z PUP           
          według ustalonego wzoru.

 

 

ROZDZIAŁ VIII

Załatwianie spraw

 

§ 17. 1. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania,
               w dostosowaniu do rodzaju sprawy i obowiązujących przepisów.

2. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Załatwianie ustne może być stosowane 
     wtedy, gdy przemawia za tym interes strony, a przepisy się temu nie sprzeciwiają.

3.  Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosowane są następujące formy:

a) odręczna,

b) korespondencyjna.

4. Forma odręczna to skrócony sposób załatwienia sprawy polegający na zarejestrowaniu 
     sprawy oraz na sporządzeniu bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi  
     załatwiającej sprawę.

5. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu pisma załatwiającego sprawę.

§ 18. 1. Załatwienie sprawy może być:

a) tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

b) ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty   
    (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2.. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami, sporządza się notatki służbowe. Notatki 
     dołącza się do akt właściwej sprawy.

§ 19. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem
         klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe  
         osoby stwierdzającej zgodność treści.

§ 20. Sekretariat załatwia sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności, przy czym           
          referent opracowuje projekt pisma i przedstawia go do podpisania przez dyrektora.

§ 21. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do  

          blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym.

 Powinno ono zawierać:

1. nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
2. datę,
3. znak sprawy,
4. powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
5. nazwę odbiorcy (w mianowniku) i jego pełny adres,
6. treść  pisma,
7. podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko) zał. Nr 4.

2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące
    określenia:

1. wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu np. polecony, priorytet, za zwrotnym poświadczeniem odbioru (decyzję o sposobie wysłania pisma podejmuje dyrektor podpisując pisma bądź upoważniona przez niego osoba),
2. pod treścią pisma z lewej strony arkusza wymienia się wszystkie przesyłane załączniki,
3. jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma, adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „ do wiadomości”.
4. osoba załatwiająca sprawę podpisuje pismo kończące sprawę z lewej strony pod tekstem.

§ 22. 1. Jeżeli załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie nie jest możliwe:

1. należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów kodeksu postępowania administracyjnego,

2. Otrzymane ponaglenia dołącza się do akt sprawy, której one dotyczą.

 

§ 23. 1. Wszystkie pisma wychodzące z PUP podpisuje dyrektor, bądź upoważniona przez niego
osoba.

ROZDZIAŁ  IX

Wysyłanie i doręczanie pism

 

§ 24. 1. Pisma przeznaczone do wysłania sekretariat:

1. sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki,
2. potwierdza na kopii pisma parafą jego wysyłkę oraz nanosi datę wysłania,
3. wpisuje przesyłki polecone i ekspresowe do odpowiedniego rejestru.

2. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją dyrektora, kierownika działu (listem poleconym ZPO)

3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

 

 

ROZDZIAŁ  X

Przechowywanie akt

 

§ 25. 1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i składnicy akt, w opisanych
          właściwie teczkach aktowych, segregatorach, lub pudłach.

2. W poszczególnych komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw będących
w bieżącym toku załatwiania oraz spraw załatwianych w ciągu obowiązującego okresu przed przekazaniem ich do składnicy akt.

3. Każda teczka aktowa powinna być prawidłowo opisana (patrz wzór – załącznik nr 1 instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt).

4. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach odpowiednie oznaczenia.

 

 

ROZDZIAŁ  XI

Przekazywanie akt do składnicy

 

§ 26. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych PUP prowadzi składnicę akt.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się na nośnikach papierowych
    w składnicy akt.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do składnicy akt po upływie co najmniej 2 lat, kompletnymi rocznikami.

§ 27. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (załącznik nr 3
          w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt), po szczegółowym  
          przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracownika. Zasady przekazywania do składnicy akt  
          określone zostały w instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt.

§ 28. 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które są nadal potrzebne do bieżącej działalności, po  
         dokonaniu formalności i zarejestrowaniu ich w ewidencji składnicy akt mogą pozostać
         u pracownika na zasadzie wypożyczenia.

2. Zasady wypożyczania akt określone zostały w instrukcji o organizacji i zakresie działania   składnicy akt.

 

ROZDZIAŁ  XII

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

 

§ 29. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i obiegu 
             dokumentów, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych   
             danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

§ 30. Wykorzystanie informatyki w procesie  ewidencjonowania i obiegu dokumentów możliwe jest w celu:

1. przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej,
     z wyłączeniem dokumentacji niejawnej,
2. przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz PUP pocztą elektroniczną,
3. prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz PUP,
4. tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
5. umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji
   o PUP, kadrze kierowniczej i kompetencjach,

§ 31. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1. dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

b)   odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

a)    system haseł identyfikujących pracownika,

b)    system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.

3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować  
     przepisy  o ochronie danych osobowych.

 

ROZDZIAŁ XIII

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

 

§ 32.  1. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych sprawuje
             bezpośrednio dyrektor poprzez podległych mu kierowników działu.

2.Nadzór polega w szczególności na sprawdzeniu:

-  prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz układu akt w teczkach,

-  prawidłowości załatwiania spraw,

-  terminowości załatwiania spraw,

-  prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcją,

3. Do obowiązków pracowników należy bieżące zapoznawanie się z ukazującymi się przepisami prawnymi i innymi aktami normatywnymi.

 

§ 33. Inne czynności kancelaryjne, nieuregulowane w niniejszej instrukcji, określa dyrektor.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

 

Wzór dziennika korespondencyjnego

Strona 1

 

Nr kolejny	Data otrzymania korespondencyji	Numer – data		Od kogo	Treść otrzymanej korespondencji, liczba załączników	Znak referenta
		Otrzymanej korespondencji
1	2	3	4	5	6	7

 

 

Strona 2

 

Data wysłanej korespondencji	Do kogo	Treść wysłanej korespondencji	Numer korespondencji uprzedniej	Numer odpowiedzi na korespondencję wysłaną	Numer akt	Uwagi
8	9	10	11	12	13	14

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

 

 

 

 

Pieczęć wpływu  do sekretariatu

 

Powiatowy Urząd Pracy w Łasku   wpłynęło dnia ……………………….   znak sprawy…………………………   ilość zał. ……………podpis…………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3

Wzór formularza spisu spraw

20...... rok		.................... (referent)	..............................          (symbol kom. org.)			...................... (oznacz. teczki)			...........................................(tytuł teczki wg wykazu akt)
Lp.	SPRAWA (krótka treść)			OD KOGO WPŁYNĘŁA			DATA			UWAGI (sposób załatwienia)
				znak pisma	z dnia		wszczęcia sprawy	ostatecznego załatwienia

 

 

 

Załącznik Nr 4

 

 

WZÓR PISMA

Łask, dnia……………

…………………………………………………..

           Pieczęć nagłówkowa

 

……………………………………………..

                Znak

 

                                                                                                                                                                                                                                        ………………………………………………

                                                                                                                                                                                                                                        ………………………………………………

                                                                                                                                                                                                                                        .…..………………………………………….

                                                                                  (adresat w mianowniku i pełny adres)

 

 

 

 

TREŚĆ (wyjustowana)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

 

 

                                                                                                          Podpis Dyrektora

 

Podpis załatwiającego sprawę                                             

 

 

 

Załączniki:

Wymienić wszystkie załączniki

 

 

Do wiadomości:

    Należy wymienić wszystkich adresatów otrzymujących pismo do wiadomości